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企業在IT外包時所犯的四個常見錯誤及如何避免

發布時間:2018-07-19  
    外包是獲得專業服務的好方法,其成本只是雇傭某人或部門全職的一小部分。您的公司可能會或可能不會外包信息技術(IT)支持。但是,隨著業務的增長,外包很有可能成為您的現實解決方案,無論是信息技術,人力資源,會計,還是銷售和營銷。

    多年來,企業一直在外包與會計,法律和人力資源相關的特定職能。外包是一種流行的商業模式,因為它允許公司專注于其核心競爭力,而專家處理他們的核心競爭力。一旦公司嘗試,它就會出現,但它們還不夠。據外包研究所稱,目前外包各種業務職能的公司中有超過30%正在積極尋找其他功能性和更多業務流程領域的額外外包機會。其中一個領域是信息技術(IT)。

    IT外包在過去十年中發展迅速,首先是大公司,現在中小型公司正在加入。一些公司有一個全職的IT部門,并使用外包來處理特定的項目。其他人將其整個IT職能外包,包括日常問題和大型項目。無論如何,您的公司在您的業務生命周期中一次又一次地要求IT合作伙伴執行項目的機會很大。

    那么,您如何在辦公室的IT支持方面做出正確的決策?有什么方法可以保證成功的結果?您如何監督外包關系?所提供的信息雖然專門針對IT支持的外包,但也可以應用于其他外包關系。

    無論何時你都在尋求專家的幫助,很容易做出某些假設和錯誤,因此我們將解決這些問題以及如何避免它們。

    小型企業在外包IT支持時遇到的四個常見錯誤


    錯誤#1:選擇IT支持提供商后,您不再需要參與其管理。
    與您管理的任何部門一樣,您的IT支持提供商將需要監督以及清晰一致的溝通。當您不再參與IT支持提供商時,未能清楚地傳達期望并且更容易出現問題。此外,如果沒有溝通,您的戰略性長期計劃可能不會被納入為未來的技術支出做準備。

    溝通是雙向的。如果您沒有參與設定期望或溝通問題,那么溝通和最終的業務關系就會受到影響。當您擁有多個技術供應商,包括專業軟件,電子郵件托管,網絡管理等時,清晰的溝通更為重要。

    補救措施:在您的公司和他們的公司之間保持良好的溝通,并計劃保持循環。
在開始支持提供商關系之前,您可以采取以下實踐來確保良好的溝通和適當的管理。

    1、指定貴公司的一個聯系點,成為IT支持提供商和員工之間的聯絡人。

    2、為您的辦公室申請短期和長期技術計劃。這有助于確保您從第一天開始就在同一頁面上。

    3、在IT支持提供商訪問之前,讓您的員工向您提出他們的問題和/或需求。更好的是,確保外包IT提供商在集中和系統的幫助臺中有一個處理這些請求的系統,可以由您或您公司的聯系人預先確定優先順序。

    4、預計雙方都會有錯誤和誤解,然后愿意并準備好建設性地應用適當的補救措施。

    5、最后,在每次訪問后請求IT支持提供商提供文檔,然后進行審核。這有助于您衡量他們是否正在完成您對他們的期望。如果沒有提供文件,請索取。如果他們不提供,請找另一家公司。

    錯誤#2:假設一旦您雇用IT支持提供商,您的計算機將不再存在任何挑戰或問題。
    許多公司聘請IT支持提供商只是感到失望,因為有些東西似乎經常出現。但是,僅僅因為您將IT支持外包給具有良好聲譽和業績記錄的公司并不意味著您不會再遇到任何挑戰或問題。這是不現實的。

    電腦是機器。即使是最好的網絡和IT支持提供商,用戶錯誤,硬件故障,軟件損壞和定期維護問題也是常態,而不是例外。這就是大公司擁有整個IT部門的原因。事實上,您最初可能會遇到更多問題,因為現在有人正在關注您的需求并讓您了解它們。

    補救措施:準備挑戰和日常問題,然后與您的IT支持提供商制定計劃以解決這些問題。
    從您的IT支持提供商那里了解他或她首先需要解決的問題,并找出解決這些問題所需的內容。從網絡維護計劃的實際情況來看,對網絡的長期視圖也可以減輕許多“失望”。

    神州在線認為,小企業的管理者必須準備好在與IT支持提供商合作時做出根本性的改變。“不要將技術創可貼應用于有缺陷的過程,”她說。“它可能暫時解決問題,但更具成本效益的方法可能是完全取代這個過程。”

    請記住,您的IT支持提供商隨時為您提供幫助。不要僅僅因為他們是“壞”新聞的持有者而拍攝信使,因為它可能是對你情況的現實評估。

    錯誤#3:假設每小時最低價格的IT支持提供商是最佳選擇。
    選擇IT支持提供商時,您將有多種選擇。作為一家小企業,降低成本非常重要,因此您可能會傾向于選擇最低價的投標人。請記住:你得到你付出的代價。如果公司為您提供的報價遠低于其他報價,請詢問原因。也許他們的員工缺乏必要的認證或培訓,他們沒有工作人員或工具來確保您的需求得到及時處理,并且事情不會出現問題。如果是這種情況,您可能會以最低的每小時價格在短期和長期內支出更多。

    補救措施:讓最佳實踐和價值決定您的決定,而不是價格。
    尋找使用最佳實踐(商定的行業標準),擁有與您的需求相關的行業認證的IT支持提供商,以及擁有基礎設施的支持團隊,以便日夜處理各種問題。

    請記住,一個孤獨的游俠最終只是一個獨行俠。他或她最初的成本可能會降低,但是這一個人是否可以解決您可能遇到的問題?他或她是否具備處理貴公司面臨的技術問題的知識?他或她是否有時間幫助您策劃未來的戰略?“業內人士稱之為'主干slammers',因為他們的汽車通常是他們的辦公室,個人顧問可以更多地處理基本問題,但卻無法提供一致的支持,”Janet Shaver解釋說,他是創始人和舊金山Synergy Business Solutions的共同所有者。通過選擇擁有多名員工(包括支持人員)的IT支持提供商,您可以更好地及時滿足您的需求。

    因為并非所有的IT支持提供商都是相同的,所以在決定價格之前,您需要查看整個包,特別是如果擁有更多人員,認證,培訓,問責制,基礎設施和系統的公司每小時僅需10至30美元。做出錯誤的決定對于運營業務來說可能是一項代價高昂且耗時的工作,最終必須做出另一個IT支持提供商決策。

    錯誤#4:假設您需要技術技能或“geekiness”。
    當有人解釋為什么您遇到網絡的各種技術問題時,您的眼睛會多少次上釉。缺乏以非技術方式進行溝通并且沒有對公司業務目標進行長期戰略觀察的IT支持提供商將花費您的時間和金錢,同時讓您和您的員工感到沮喪。

    補救措施:聘請專業的IT顧問公司,而不僅僅是“修復它”。
    信不信由你,有些IT支持提供商不僅要了解技術,還能以您理解的方式向您解釋。一定要找到能夠提供這種平衡的公司。“在我們公司,”布拉德利書房Dulk,說在公司電腦服務“的營銷總監,我們使它成為一個目標,我們的IT專業人員不僅僅是技術專家等等。他們都是專家在通信企業所有者,管理者和員工是非常重要的以及關心該公司目標和成功的顧問。“

    您對IT支持提供商感到滿意至關重要,因為他或她將花費大量時間與您和您的員工在一起。此外,這個人將幫助您為未來的技術投資做出戰略決策,因此您需要能夠很好地溝通。

    結論:
    無論您是第一次尋找IT支持提供商還是正在尋找新的支持提供商,您現在都可以做一些事情來避免許多小公司犯下的錯誤。如果您可以開始將您的IT支持提供商視為您自己公司的擴展,那么您將很好地避免這些常見錯誤。

    像許多其他幫助公司的專業服務一樣,尋找IT支持提供商的底線是找到一家擁有合適資質的公司,并致力于確保您得到滿意的照顧。



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